9 conseils pour une gestion multitâche qui améliorera votre productivité

7.9 MTM Advertisements:

Lorsque vous avez envie de grandir, de vous développer et de boire profondément, vous voulez être aussi productif que possible. Et avec tant de choix sur la façon de boire profondément dans la vie, nous pouvons ajouter beaucoup à notre assiette. Entrez dans une gestion multitâche qui améliorera votre productivité.

C’est assez innocemment, cela commence par une action inspirée et une volonté d’accomplir, de construire et de réaliser ce que notre cœur ou notre esprit ont à créer. Mais si nous ne faisons pas attention, cela devient vite enterré dans le travail et retarde les résultats plutôt que la productivité que nous pensions créer.

Soyons clairs sur ce que nous entendons par multitâche avant d’entrer dans les conseils sur la façon d’améliorer votre productivité. La gestion simultanée de plusieurs tâches nuit effectivement à la productivité. Et votre quête pour être plus productif dépendra de votre capacité à vous concentrer sur la tâche à accomplir. Détourner votre attention de la tâche à accomplir ne fera que prendre plus de temps.

Dans La seule chose par le milliardaire Gary Keller, dit-il

« Le succès extraordinaire est séquentiel, pas simultané. »

Vous devez vous concentrer sur les quelques tâches essentielles, et non les nombreuses tâches triviales, qui vous permettront d'atteindre votre objectif.

Alors convenons que par «multitâche», nous entendons les nombreuses tâches que vous avez à faire, ne pas les faire simultanément. Cet article traite de la façon dont nous gérons les nombreuses tâches à accomplir de manière à améliorer notre productivité en quantité et en qualité afin de pouvoir vivre la vie que nous avons envisagée.

1. Ajustez vos attentes

J'ai constaté que plus je prenais de projets, plus je devais gérer de tâches. Cela semble évident, mais c’est une distinction essentielle. La plupart des gens en prennent beaucoup trop et ont des attentes impossibles à accomplir.

Chaque projet comporte plus de détails que nous ne pouvons en prédire. Si vous ne faites pas attention, vous entreprendrez trop de projets qui vous enterrent dans des tâches que vous ne pouvez pas gérer.

Je l'ai fait une tonne dans ma vingtaine. C'était excitant de rêver de tout ce que je voulais. J'essayais une poignée d'idées, puis je passais à la suivante quand je ne voyais pas les résultats que je voulais. De l’extérieur, on aurait pu croire que j’étais en «multitâche», mais je n’allais pas arriver où je voulais aller.

L’inconvénient de toutes ces idées, c’est que j’ai commencé à me voir comme une personne incapable de produire un résultat. Cela affaiblit votre confiance lorsque vous entreprenez une tonne de projets et qu’aucun d’eux ne peut alors en déplacer un à la place que vous aviez dans la tête pour les mener.

Ce premier conseil est donc un gros problème car il aura une incidence sur votre capacité à gérer toutes les autres tâches que vous choisissez de confier à votre assiette. Choisis sagement.

2. Choisissez judicieusement

Vous ne pouvez pas tout faire. Tu le sais. Mais quel est le seuil de ce que vous pouvez faire? C’est beaucoup moins que vous ne le pensez, ce qui signifie que vous devez choisir judicieusement les tâches que vous entreprenez pour produire le plus possible dans les délais impartis.

Lors du lancement de mon agence de marketing, je devais accomplir la plupart des tâches. Et au fur et à mesure que nos clients grandissaient, les tâches que je devais gérer se développaient. J'ai attendu plus longtemps que je n'aurais dû chercher de l'aide, ce qui m'a coûté une perte de croissance pendant le temps que j'ai consacré à toutes les tâches. Cela a également provoqué un stress qui a affecté ma capacité à me concentrer et à apparaître comme la meilleure version de moi-même. Je devais trouver les quelques tâches vitales qui feraient grandir mon entreprise. Je devais choisir judicieusement ce sur quoi je passerais mon temps.

Une fois que vous avez choisi les quelques tâches vitales que vous allez gérer, vous devrez soit vous contenter de laisser les autres tâches s'en aller, soit les sous-traiter à quelqu'un d'autre.

3. externaliser

Centrée sur quelques personnes vitales, mon entreprise a recommencé à se développer et je me suis retrouvée plongée dans plus de tâches que je ne pouvais gérer. C'est la nature du succès.

Au fur et à mesure que votre productivité augmente, votre liste de tâches s'accroît également. Il était clair que je ne pouvais pas faire plusieurs choses en même temps et continuer à grandir. J'ai donc commencé à constituer mon équipe de sous-traitants auxquels je pouvais externaliser ma liste de détails.

C'est un conseil important, car beaucoup d'entre nous ne demandent jamais d'aide. Si nous travaillons pour quelqu'un d'autre, il est facile de penser que nous sommes un meilleur joueur d'équipe si nous pouvons montrer que nous pouvons tout faire.

Si vous possédez votre propre entreprise, il est facile de penser que vous ne pouvez pas vous payer l’aide dont vous avez besoin. Nous sommes donc enterrés dans les détails et lisons des articles sur le multitâche, en espérant qu’ils fourniront des réponses ou un soulagement quant à la manière dont nous pouvons faire plus avec notre calendrier déjà surchargé.

Déléguer et sous-traiter à de bons sous-traitants est devenu tellement plus facile que de plus en plus de personnes talentueuses entrent dans l'économie du spectacle. Dans mon entreprise, nous utilisons quotidiennement Upwork.com. Nous avons également utilisé Fiverr.com et les nombreuses ressources disponibles sur le marché d’Envato. De nos jours, vous n’êtes pas obligé de tout faire vous-même. Vous pouvez externaliser un écosystème complet et cela coûte beaucoup moins cher que vous ne le pensez.

De plus, cela vous coûte beaucoup plus en perte de productivité de tout supporter et de ne pas externaliser. En externalisant, vous pouvez vous reconcentrer sur la gestion de la liste des tâches vitales qui déplacent l'aiguille vers le résultat souhaité.

4. Gestion de la liste

Je portais toujours mes actions dans ma tête, jusqu'à ce qu'elles soient si pleines que je devais les écrire sur des pages de mon journal ou des notes autocollantes à proximité. Mais ces idées et ces choses à faire se sont perdues avec le temps, me forçant à réagir à tout ce qui m’était arrivé dans la journée. Réagir n’est pas un bon endroit pour produire.

J'avais besoin d'un meilleur moyen de gérer ma liste croissante de tâches afin qu'elles soient toutes au même endroit. Mon agence utilisait Trello pour gérer les projets de nos clients et j'ai donc décidé de l'essayer pour héberger ma liste de tâches à faire.

http://www.lifehack.org/

Trello fonctionne bien car il est flexible. Vous pouvez créer ce qu'ils appellent des «conseils». Nous avons un tableau Trello pour nos clients de niveau 1 et un tableau séparé pour nos clients de niveau 2. Nous avons un tableau Trello pour tous nos responsables et un tableau Trello pour les opérations. J'ai également créé un tableau pour ma propre liste de choses à faire.

À l'intérieur d'un tableau, vous créez des «listes». Certains membres de mon équipe créent des listes de tâches correspondant au niveau de priorité, telles que «Priorité élevée», «Priorité moyenne» et «Priorité faible».

J'ai trouvé que ce qui fonctionnait le mieux pour moi était de créer des listes basées sur le temps. Mes listes sont intitulées «Aujourd'hui», «Cette semaine», «Ce mois-ci», «Ce trimestre», «Cette année» et «L’avenir». Je déplace des produits et des tâches dans ces différentes listes en fonction du moment où je dois me concentrer sur elles.

J’ai également créé une liste sur mon tableau qui dit «Brain Dump», où je peux ouvrir rapidement mon application Trello, ouvrir ce tableau et simplement vider rapidement des idées ou des tâches à faire, puis les faire glisser plus tard vers la liste appropriée.

Dans les listes, vous pouvez créer des «cartes». Les cartes vous permettent de créer des listes de contrôle, des dates d'échéance, des descriptions et des commentaires. Vous pouvez étiqueter les membres de l'équipe et ajouter des étiquettes de couleur. Bien que je n’utilise pas toutes ces fonctionnalités dans les cartes, je trouve que cela me permet d’organiser mes réflexions sur une tâche particulière et de continuer à les ajouter au fur et à mesure que d’autres idées ou éléments apparaissent pour cette tâche.

Il est essentiel de disposer d’un seul endroit pour collecter, organiser et gérer toutes vos idées et tâches à faire si vous souhaitez gérer plusieurs tâches.

Lorsque vous gérez votre liste de tâches, vous verrez des activités similaires que vous pouvez regrouper et éliminer en un «lot».

5. Dosage

Dans les premiers mois de mon démarrage, je faisais tout tout le temps. J'essayais simplement de comprendre toutes les pièces en mouvement et de répondre à ce qui était urgent. Mais au fur et à mesure des travaux, j'ai découvert que certains types de travail nécessitaient certains types de concentration et d'énergie. Répondre aux e-mails était différent de créer des posts sociaux significatifs et mettre à jour les cartes Trello était différent de prendre du temps pour la vision et la planification.

Entrez le traitement par lots. En regroupant des tâches similaires dans une période condensée, cela m'a permis de faire plus de travail sur ces types de tâches en utilisant l'énergie nécessaire à ces tâches.

Mon entreprise fait du marketing de contenu fait pour vous, où nous interrogeons nos clients pour leurs propres podcasts. Chaque entretien que nous faisons a une liste de contrôle complète des tâches à accomplir.

Au début, j'enregistrais une interview avec un client pour son podcast. Dès que l'interview était terminée, je me levais de mon ordinateur et m'éloignais pour obtenir une énergie différente, laissant le titre de l'épisode, la description que nous utilisions pour leur chaîne YouTube et mettant à jour notre liste Trello pour plus tard.

Il a fallu beaucoup plus de temps pour revenir à ces tâches, avoir à se souvenir de ce dont nous avions parlé et à retrouver l'état d'esprit pour terminer cet épisode. J'ai donc commencé à regrouper toutes ces tâches à la fin de l'entretien. Non seulement le travail s'est fait plus rapidement, mais je me suis senti plus léger, ne me laissant pas emporter par toutes les tâches non accomplies dans ma tête.

Le traitement par lots est une pratique puissante. Vous pouvez commencer en groupant simplement un type de tâche avec un autre. Vas-y doucement. Voyez ce que ça fait. Joue avec. L'objectif est d'augmenter la production et de minimiser les interruptions

6. Gestion des interruptions

Les interruptions sont l’une des principales causes de la perte de productivité. Le multitâche n'est pas une solution pour une interruption constante et les communications peuvent être l'un des principaux responsables de cette perte de productivité. Cela s'applique que vous travailliez dans un bureau avec d'autres personnes, à la maison seul ou avec une équipe virtuelle.

Au fur et à mesure que notre équipe virtuelle grandissait, nous devions trouver des moyens de communiquer quotidiennement autour de projets, de réalisations et d'idées. Parlez d'être tiré de la productivité. Je passais une heure à deux heures par jour à répondre aux communications par courrier électronique, texte, WhatsApp, Facebook Messenger, Trello, Voxer et Slack.

Nous avons ajouté des outils tels que Slack et Trello pour rationaliser la communication, mais je me suis retrouvé entraîné dans le fil de discussion toutes les heures avec des notifications éclairant mon téléphone. Réalisant que je ne pouvais pas me concentrer sur les personnes vitales si j'étais constamment attiré par les mauvaises herbes de mon entreprise, je devais créer des limites pour moi-même et avec mon équipe afin de savoir comment et quand utiliser ces outils de communication.

Établissez des frontières avec les gens de votre vie en leur indiquant quand vous êtes disponible et quand vous allez répondre à leurs communications. Désactivez les notifications push sur votre téléphone ou configurez votre téléphone en mode avion pendant les périodes productives. Vous n'avez pas besoin d'être inaccessible toute la journée. Vous avez juste besoin de protéger votre concentration lors des tâches qui l'exigent.

7. préparer

Une des astuces qui m'a permis de regrouper tout le travail à la fin d'une interview client était d'avoir tous les outils et onglets ouverts sur mon ordinateur dont j'avais besoin pour effectuer rapidement les tâches. Cela semble évident avec le recul, mais parfois, lorsque nous sommes submergés par toutes les tâches que nous essayons de gérer, nous passons d’une tâche à l’autre à un rythme effréné et ne laissons pas le temps nécessaire pour préparer les outils, notre espace ou notre environnement. esprits pour le travail que nous sommes sur le point d'emménager.

Ce qui a pris quelques minutes de préparation supplémentaires m'a facilement fait gagner vingt minutes de nettoyage comme je le faisais auparavant.

Si vous envisagez de gérer plusieurs tâches, leur préparation à l'avance rationalisera l'efficacité et, par conséquent, augmentera la productivité.

8. nutrition

Dans un article précédent que j'ai écrit sur Lifehack, j'ai parlé de l'importance de la nutrition pour améliorer la mémoire. De même, la nutrition peut avoir un impact sur les performances et la productivité.

Au fur et à mesure que mon entreprise grandissait et que mon temps était compté, je me suis retrouvé à boire plus de café, à manger des collations malsaines et à des aliments moins nutritifs. Je me suis aussi retrouvé en train de commencer une heure heureuse plus tôt juste pour me cacher de tous les détails dans ma tête.

Au fil du temps, mon corps était noué. Mon horaire de sommeil était éteint et ma concentration était aléatoire. Le simple fait de laisser tomber le café, le happy hour et une préparation plus proactive des repas me remirent dans mon corps et dans mon esprit, ce qui m’a aidée à être plus présente aux tâches que je devais gérer chaque jour.

La nutrition n’est pas un conseil commun pour la gestion multitâche, mais c’est impératif si vous voulez être productif.

Voici quelques habitudes alimentaires saines pour vous aider à rester productif: 15 Des habitudes alimentaires pour vous permettre de rester productif au travail

9. faire une pause

Lorsque vous êtes investi dans votre travail, il est facile de l’emporter partout avec vous.

Je me trouve constamment en train de travailler. Mon entreprise est importante pour moi parce que je pense que nous avons un travail important à faire dans le monde. Mais j’ai constaté que si je ne prenais pas une pause, je commençais à me sentir épuisé par le poids de tout cela.

Je remarque également que lorsque je prends une pause, mon esprit se détend et un espace s’ouvre pour une nouvelle inspiration et une nouvelle énergie, ce qui me donne une nouvelle orientation pour les quelques tâches vitales que j’ai à gérer une fois de retour au travail.

C’est pourquoi il est important de planifier les temps morts. Encore une fois, ce n’est pas un conseil multitâche courant, mais pour ceux d’entre nous qui veulent pirater la vie, nous comprenons et apprécions une approche globale de la productivité.

Le résultat final

L’objectif est une vie riche et productive, ne faites pas tourner des assiettes uniquement pour regarder dans des années et vous demander pourquoi vous n’êtes pas plus loin dans la vie.

Du livre La seule chose,

«L’activité n’est souvent pas liée à la productivité et l’activité professionnelle est rarement une affaire de travail.»

Le multitâche, comme le pensent la plupart des gens, n’est en réalité qu’une occupation. Cependant, la gestion séquentielle de quelques tâches vitales, et non simultanément, vous mènera au type de productivité qui vous mènera là où vous le souhaitez.

Plus de ressources pour augmenter la productivité

Crédit photo vedette: Green Chameleon via unsplash.com

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Natalia Camp

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